Dicen que en boca cerrada no entran moscas lo cual es cierto cuando hablamos de más. Pero el dicho aplica perfectamente en el manejo de tu información.
Todos los documentos en tu empresa son importantes y debemos tenerlos resguardados además es muy importante cuidarlos durante un traslado en manos de mensajeros sean estos de confianza o no.
Muchos empresarios estamos concentrados en evitar robos en el interior de nuestra empresa sin ocuparnos más en el manejo de nuestros documentos. Ningún tipo de medida puede considerarse extrema.
En bolsa cerrada no entran entrometidos.
Existen en el mercado diferentes opciones de bolsas para correspondencia pero no todas cuentan con seguridad o bien son fáciles de abrir sin dejar evidencia alguna.
En lo personal siento un poco de impaciencia cuando nuestros clientes nos piden algún tipo de bolsas para correspondencia pero con un candado y llaves para su apertura. Sabemos que esto es un riesgo y no es de ninguna manera la mejor solución.
Y esto no es por lograr la venta puesto que nosotros también fabricamos valijas y sobres de seguridad del tipo porta candado y de hecho las vendemos con regularidad.
Algo de maña o un cerrajero… y adiós a la seguridad.
La parte mas preocupante de las valijas porta candado es precisamente el candado, sobre todo cuando este es de llave. Es muy fácil abrirlo ya sea con un cerrajero o con un poco de habilidad según sea el caso o también el tiempo del cual disponga el mensajero.
¿Porque es preocupante…? simplemente porque el candado se puede cerrar sin dejar huella de apertura. Esto empeora las cosas porque damos por hecho que nuestro contenido esta intacto y que nadie tomo nada ni nadie vio información.
Aperturas visibles en las bolsas para correspondencia.
Afortunadamente existen varias opciones para que tus documentos viajen con seguridad y discreción entre las sucursales de tu compañía. Pero siempre es mejor elegir algo con evidencia de apertura.
Algo que con una ligera revisión nos diga si hubo violación o intento de esta y con ello podemos buscar al responsable si se tiene bien definida la ruta y el mensajero.
Entre algunos otros, uno de los métodos mas tradicionales por así decirlo es el de las bolsas de lona con argollas metálicas. Son en varios diseños y pueden ser cerradas con un precinto de seguridad foliado.
Normalmente estas son fabricadas en lona de algodón y no son resistentes a la humedad. Se pone en riesgo la integridad de los documentos cuando llueve.
Lo ultimo en bolsas para correspondencia es la lona plástica impermeable y la bolsa cuenta con un dispositivo de seguridad integrado. Este sirve como receptor de un broche alfanumérico único e irrepetible. Cuando se retira se troza en dos partes y no es posible su reinstalación.
Hablamos de un sistema desconocido en México todavía pero muy utilizado por las empresas europeas de todo tipo. Principalmente el sistema fue diseñado para el traslado de correspondencia entre las sucursales de una institución bancaria pero luego la adoptaron todo tipo de compañías con sucursales.
La ecología también cuenta.
Al ser re-utilizables, las bolsas para correspondencia fabricadas en lona plástica, sustituyen como mínimo 2 mil sobres de papel. En México utilizamos mucho el sobre Manila para el envío de documentación y este independientemente de su alto costo, contribuye a la tala de arboles.
Las bolsas de seguridad para correspondencia en lona plástica, son 100% reciclables.
Conclusión.
Si bien también puede llamarse valija, tal y como se les dice en los bancos, las bolsas de seguridad para correspondencia son esenciales para el manejo de la información de cualquier compañía donde la discreción sea fundamental.
Ya sea para el traslado de documentación entre sucursales o para el correo interno, las empresas no pueden darse el lujo de exponer su información a cualquiera y la solución esta en sus manos y en su imaginación.
